Jak wygląda rejestracja firmy w Danii? Praktyczny przewodnik krok po kroku

Rejestracja firmy w Danii jest stosunkowo prosta i przejrzysta dzięki dobrze zorganizowanemu systemowi administracyjnemu oraz nowoczesnym rozwiązaniom online. Mimo że część formalności może się różnić w zależności od wybranej formy działalności, istnieją pewne podstawowe kroki, które musi wykonać każdy przyszły przedsiębiorca. W poniższym artykule wyjaśniamy, jak założyć firmę w Danii, jakie są najpopularniejsze formy działalności oraz na co należy zwrócić szczególną uwagę w trakcie procesu rejestracji.

Wybór formy działalności

W Danii funkcjonuje kilka popularnych form prowadzenia firmy. Poniżej przedstawiamy te najczęściej wybierane przez cudzoziemców (w tym Polaków).

Enkeltmandsvirksomhed (jednoosobowa działalność gospodarcza)

• Charakterystyka: Najprostsza forma działalności, przypomina polską jednoosobową działalność gospodarczą.
• Odpowiedzialność: Właściciel odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania firmy.
• Kapitał zakładowy: Nie jest wymagany.
• Zalety: Łatwa i szybka rejestracja, niskie koszty administracyjne.
• Wady: Pełna odpowiedzialność finansowa za zobowiązania.

ApS (Anpartsselskab) – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

• Charakterystyka: Odpowiednik polskiej spółki z o.o.
• Odpowiedzialność: Wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki tylko do wysokości wniesionego kapitału zakładowego.
• Kapitał zakładowy: Minimum 40 tys. koron duńskich (DKK), czyli w przybliżeniu 25–30 tys. zł (w zależności od kursu).
• Zalety: Ograniczona odpowiedzialność, większa wiarygodność w oczach kontrahentów.
• Wady: Więcej formalności i wyższe koszty uruchomienia działalności niż w przypadku działalności jednoosobowej.

A/S (Aktieselskab) – spółka akcyjna

• Charakterystyka: Forma przeznaczona głównie dla dużych firm (często notowanych na giełdzie).
• Odpowiedzialność: Ogranicza się do wysokości kapitału akcyjnego.
• Kapitał zakładowy: Zazwyczaj znacznie wyższy niż w przypadku ApS.
• Zalety: Renoma, możliwość pozyskiwania kapitału przez emisję akcji.
• Wady: Bardzo rozbudowana księgowość, większe wymogi formalne i kapitałowe.

Większość obcokrajowców decyduje się na Enkeltmandsvirksomhed lub ApS, ponieważ są najbardziej przyjazne dla małych i średnich przedsiębiorstw, zarówno pod względem kosztów, jak i formalności.

Jakie formalności trzeba załatwić?

Prawo pobytu i praca w Danii

Jeżeli jesteś obywatelem UE/EOG (w tym Polski), możesz swobodnie przebywać i pracować w Danii przez okres do 3 miesięcy. Jeśli planujesz dłuższy pobyt lub chcesz się zarejestrować jako przedsiębiorca, konieczne będzie uzyskanie odpowiednich dokumentów pobytowych i zameldowania (tzw. CPR – numer ewidencyjny osób).

• CPR (Det Centrale Personregister): Numer CPR to odpowiednik polskiego PESEL-u – niezbędny do rozliczeń podatkowych, kontaktu ze służbą zdrowia czy otwarcia konta w banku.
• Karta żółta (Sundhedskort): Dokument ubezpieczeniowy przyznawany po uzyskaniu numeru CPR, zapewniający dostęp do bezpłatnej opieki medycznej.

Rejestracja w systemie Virk.dk

Wszystkie firmy w Danii rejestruje się za pośrednictwem internetowego portalu Virk.dk. To platforma, przez którą załatwia się większość formalności związanych z działalnością gospodarczą, m.in.:

• Zgłoszenie założenia firmy.
• Uzyskanie numeru CVR (Central VirksomhedsRegister) – odpowiednika polskiego numeru KRS/REGON.
• Rejestracja do VAT (tzw. moms).
• Zmiana danych rejestrowych czy zamknięcie działalności.

Aby móc korzystać z Virk.dk, potrzebujesz duńskiego identyfikatora cyfrowego (NemID/MitID) lub ewentualnie pełnomocnictwa od kogoś, kto taki identyfikator posiada.

Numer CVR

Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego na Virk.dk (dane dotyczące działalności, adres, kontakt, rodzaj formy prawnej), system automatycznie nadaje firmie numer CVR (Central VirksomhedsRegister). Numer ten jest kluczowy we wszystkich kontaktach z duńskimi urzędami, bankami czy kontrahentami.

Rejestracja do VAT (moms)

W Danii podatek VAT (moms) wynosi zasadniczo 25%. Każda firma, która osiągnie (lub spodziewa się osiągnąć) obrót powyżej 50 tys. DKK (w ciągu 12 miesięcy) jest zobowiązana do zarejestrowania się jako płatnik VAT.

• Kiedy się rejestrować?: Jeśli przewidujesz, że Twoje przychody przekroczą próg 50 tys. DKK w ciągu roku, musisz zarejestrować się do VAT już na początku działalności.
• Jak to zrobić?: Podczas wypełniania wniosku o rejestrację firmy w portalu Virk.dk wystarczy zaznaczyć opcję rejestracji do moms.
• Rozliczenie: Z reguły rozliczenia VAT dokonuje się kwartalnie, choć w przypadku większych obrotów mogą obowiązywać rozliczenia miesięczne. Wszystkie deklaracje składa się w formie elektronicznej.

Konto bankowe

Choć prawo nie zawsze narzuca obowiązek posiadania odrębnego rachunku firmowego (np. w jednoosobowej działalności gospodarczej), w praktyce jest to mocno zalecane:

• Oddzielenie finansów: Posiadanie konta firmowego ułatwia księgowanie przychodów i kosztów, a także porządkuje rozliczenia podatkowe.
• Wymogi spółki ApS: Jeżeli zakładasz spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (ApS), niemal na pewno będziesz musiał otworzyć osobne konto bankowe do wpłaty kapitału i przeprowadzania transakcji.

W Danii dostępnych jest wiele banków oferujących obsługę w języku angielskim. Przed podpisaniem umowy warto porównać opłaty za prowadzenie rachunku, przelewy międzynarodowe i obsługę terminali płatniczych.

Księgowość i rozliczenia

System księgowo-podatkowy w Danii jest dość przejrzysty, jednak wymaga terminowego przesyłania deklaracji i raportów. W przypadku małych firm (Enkeltmandsvirksomhed) możliwe jest samodzielne prowadzenie księgowości, o ile przedsiębiorca dobrze zna przepisy i język duński (bądź angielski).

• Korzystanie z biura rachunkowego: Wiele osób decyduje się zlecić to zadanie zewnętrznej firmie księgowej, aby zminimalizować ryzyko błędów i skupić się na rozwoju biznesu.
• Roczne sprawozdania finansowe: Spółki kapitałowe (ApS, A/S) są zobowiązane do składania corocznych sprawozdań finansowych do duńskiego rejestru (Erhvervsstyrelsen). Dokumenty te są publicznie dostępne, co zapewnia przejrzystość rynku.

Pozostałe wymogi i ważne aspekty

Ubezpieczenia i składki

W Danii istnieje rozbudowany system opieki społecznej i zdrowotnej, finansowany głównie z podatków. Jako przedsiębiorca:

• Nie płacisz stałych składek na ubezpieczenie zdrowotne (w stylu polskiego ZUS), natomiast ponosisz koszty w postaci wyższych stawek podatku dochodowego.
• Możesz (a czasem powinieneś) opłacać dodatkowe ubezpieczenia, np. od odpowiedzialności cywilnej, wypadkowe czy emerytalne.

Licencje i pozwolenia

Niektóre branże w Danii wymagają koncesji lub dodatkowych licencji. Dotyczy to np. gastronomii, przewozów, produkcji wyrobów alkoholowych czy działalności budowlanej. Przed rozpoczęciem inwestycji sprawdź w odpowiednich urzędach i portalach (m.in. Virk.dk), jakie są szczegółowe wymagania dla Twojej branży.

Adres firmowy i wirtualne biura

Do rejestracji firmy potrzebujesz adresu na terenie Danii. Jeśli nie masz możliwości wynajęcia biura lub planujesz prowadzić działalność zdalnie, możesz skorzystać z usług wirtualnego biura w Danii (virtual office). Wówczas usługodawca zapewnia Ci formalny adres oraz dodatkowe opcje, jak np. odbiór korespondencji czy wynajem sal konferencyjnych na spotkania z klientami.

Proces zakładania firmy w pigułce – krok po kroku

1. Sprawdź status pobytu – upewnij się, że przebywasz w Danii legalnie i masz nadany numer CPR (jeśli planujesz tu mieszkać na stałe).
2. Wybierz formę działalności – zdecyduj, czy to będzie Enkeltmandsvirksomhed, ApS czy inna forma.
3. Rejestruj firmę na Virk.dk – wypełnij wniosek online, uzyskaj numer CVR.
4. Zarejestruj się do VAT (moms) – jeśli zakładasz, że Twój obrót przekroczy 50 tys. DKK w ciągu 12 miesięcy.
5. Otwórz konto bankowe – najlepiej oddzielne konto firmowe, wymagane przy spółkach kapitałowych.
6. Zadbaj o księgowość – ustal, czy prowadzisz ją samodzielnie, czy z pomocą biura rachunkowego.
7. Sprawdź konieczne licencje – jeśli Twój rodzaj działalności tego wymaga (np. branża budowlana, gastronomia).
8. Rozpocznij działalność – zatroszcz się o marketing, sieć kontaktów i wywiązywanie się z obowiązków podatkowych.

Rejestracja firmy w Danii jest stosunkowo szybkim i intuicyjnym procesem – szczególnie jeśli skorzystasz z rządowego portalu Virk.dk i posiadasz już niezbędne dokumenty (numer CPR, pozwolenie na pobyt, ewentualny kapitał zakładowy). W porównaniu z wieloma krajami formalności urzędowe są tutaj zoptymalizowane i przyjazne dla przedsiębiorcy.